Avis de confidentialité

Mise à jour le 17.1.2019

1. Responsables du traitement

Prota Software (code de classification NACE 47.41.01) et les autres sociétés de Prota Software.

Coordonnées du siège social :

ODTÜ Teknokent (Teknoloji Geliştirme Bölgesi) Galyum Binası 1. Kat No:20 Ankara, Turkey

ainsi que les sociétés du groupe suivantes :

Prota Software Inc.
Prota Asia Sdn Bhd
Prota Asia Pte Ltd

Prota Software est responsable du traitement des données à caractère personnel à l’échelle du groupe, pour les finalités et sur la base légale définies dans le présent avis de confidentialité (par exemple : marketing et ventes au niveau du groupe ; approvisionnement, gestion financière et administrative et pilotage de l’activité ; gestion de la relation client et fournisseur).

Chaque société de Prota Software est responsable du traitement des données à caractère personnel pour ses propres finalités, sur la base légale définie dans la présente politique, par exemple pour l’exécution d’un contrat ou la gestion de la relation client ou fournisseur. À ces fins, elle peut traiter des données à caractère personnel collectées pour les mêmes finalités par d’autres sociétés du groupe.

2. Quelles sont la base légale et la finalité du traitement des données à caractère personnel ?

Le traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution d’un contrat et sur l’intérêt légitime de Prota Software (par exemple : gestion de la relation client, facturation, marketing direct).

Les finalités du traitement des données à caractère personnel sont les suivantes :

Fournir, maintenir et développer nos produits et services
Respecter nos engagements et obligations contractuels envers les clients professionnels, les fournisseurs et les partenaires commerciaux
Garantir et protéger nos droits au titre des contrats et de la loi
Assurer la relation et les échanges avec les clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux, y compris les retours clients et les enquêtes de satisfaction
Organiser des événements marketing, des enquêtes et des études de marché, des tirages au sort promotionnels et des concours
Analyser le comportement d’un client ou d’une autre personne concernée, tel un client potentiel, et en établir le profil
Assurer le marketing direct de nos produits et services par courrier, téléphone et voie électronique (y compris les newsletters par e-mail)
Cibler la publicité dans nos services et produits en ligne ainsi que dans ceux de tiers
Détecter, prévenir et instruire les fraudes et autres infractions pénales.

Nous recourons à la prise de décision automatisée (y compris le profilage) pour identifier le comportement en ligne et les habitudes d’achat des personnes concernées et établir des profils à partir de ces informations. Ces informations servent à cibler nos actions marketing et à développer nos services.

Les données à caractère personnel des catégories de personnes concernées suivantes sont traitées :

Interlocuteurs des clients
Interlocuteurs des clients potentiels
Clients ou étudiants n’appartenant pas à une organisation
Interlocuteurs des fournisseurs et partenaires commerciaux
Autres personnes concernées manifestant un intérêt actif pour nos services et produits.

3. Quelles données traitons-nous ?

Dans le cadre du fichier clients, fournisseurs et marketing, nous traitons les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux, leurs salariés ou d’autres personnes concernées (notamment les participants à nos formations et événements) :

Données d’identification de la personne concernée : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, identifiant et/ou autre élément d’identification, mot de passe, pays de résidence, langue utilisée
Informations sur la société et ses interlocuteurs : raison sociale et numéro d’identification de la société, ainsi que nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, genre, pays de résidence, langue utilisée, fonction et centres d’intérêt professionnels des interlocuteurs
Informations relatives au compte et aux licences de la personne concernée : identifiants des produits Prota Software, informations de licence logicielle, données de droits d’accès
Informations relatives à la participation aux événements et aux formations : intitulé, date et lieu de l’événement, préférences alimentaires (collectées uniquement avec le consentement de la personne concernée)
Informations relatives aux contacts et aux échanges : envois de formulaires web, messages et informations de profil sur les forums de discussion en ligne, retours et demandes de contact
Informations relatives au comportement de la personne concernée sur les services et le site web, utilisées à des fins de profilage et de journalisation : sites et services consultés, durée des visites et de l’utilisation, actions effectuées sur les sites et dans les services, résolution d’incidents, surveillance de la sécurité et des performances
Informations techniques sur les terminaux de la personne concernée : adresse IP, adresse MAC et système d’exploitation
Éventuelles oppositions et consentements en matière de marketing direct
Toute autre information fournie par la personne concernée elle-même
Informations sur l’usage des réseaux sociaux : le site web de Prota Software peut intégrer des fonctionnalités sociales, comme les boutons J’aime et Partager de LinkedIn et Facebook. Nous collectons des informations sur votre utilisation de ces fonctionnalités. Par ailleurs, lorsque vous voyez ces boutons, outils ou contenus, que vous interagissez avec eux ou que vous consultez une page ou une application Prota Software qui les contient, des informations issues de votre navigateur peuvent être transmises automatiquement à l’autre société. Nous vous invitons à consulter l’avis de confidentialité de cette société pour en savoir plus.

4. D’où proviennent les données ?

Les données à caractère personnel relatives aux clients proviennent principalement des sources suivantes : la personne concernée elle-même, l’organisation cliente pour laquelle elle travaille, ainsi que nos revendeurs et les sociétés du groupe.

Les données à caractère personnel relatives aux clients potentiels proviennent principalement des sources suivantes : la personne concernée elle-même, nos revendeurs et les sociétés du groupe, les moteurs de recherche, la presse et d’autres sources d’information, les réseaux sociaux, les fournisseurs de coordonnées et les sites web d’entreprises.

Aux fins décrites dans le présent avis de confidentialité, les données à caractère personnel peuvent également être collectées et mises à jour à partir de sources accessibles au public et d’informations transmises par les autorités ou des tiers, dans les limites des lois et réglementations applicables.

La collecte et la mise à jour des données de ce fichier sont effectuées manuellement et/ou par des moyens automatisés.

5. À qui communiquons-nous et transférons-nous des données hors de l’UE ou de l’EEE ?

Nous traitons les informations nous-mêmes et faisons appel à des sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte : assistance et maintenance auprès de nos clients, exploitation et hébergement de nos services cloud, développement de nos produits, services marketing et environnement informatique, contrôle de conformité des licences, fourniture du matériel et des connexions réseau de nos produits et services. Dans ce cadre, nous pouvons transmettre des données à caractère personnel à ces sous-traitants dans la mesure nécessaire à leurs prestations. Ces sous-traitants traitent les données pour le compte de Prota Software et sont tenus de respecter les instructions de Prota Software. Afin de protéger vos données à caractère personnel, nous avons conclu des accords de traitement des données avec l’ensemble des sous-traitants qui les traitent pour notre compte.

Nous avons mis en place des garanties appropriées pour ces transferts et communications. Nous recourons aux clauses contractuelles types de la Commission européenne ou au dispositif Privacy Shield (EU-U.S. Privacy Shield et Swiss-U.S. Privacy Shield).

6. Comment protégeons-nous les données et combien de temps les conservons-nous ?

Seuls les salariés qui, dans le cadre de leurs fonctions, doivent traiter des données clients ont accès aux systèmes contenant des données à caractère personnel. Chaque utilisateur dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnels. Les informations sont réunies dans des bases de données protégées par des pare-feu, des mots de passe et d’autres mesures techniques. Ces bases et leurs sauvegardes sont conservées dans des locaux fermés à clé, accessibles uniquement à des personnes désignées à l’avance.

Nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire au regard de la finalité du traitement. Les données relatives aux clients sont traitées et conservées pendant la durée de la relation client et tant que nous fournissons des services, puis pendant trois (3) ans après la fin de la relation ou de la prestation, sauf obligation légale contraire. Les données relatives aux clients potentiels sont supprimées ou mises à jour dès qu’elles s’avèrent obsolètes ou que la personne concernée ne réagit plus aux sollicitations marketing.

Nous réévaluons régulièrement la nécessité de conserver les données au regard de la législation applicable. Nous prenons en outre les mesures raisonnables permettant de garantir qu’aucune donnée à caractère personnel inadéquate, obsolète ou inexacte n’est conservée dans le fichier compte tenu de la finalité du traitement. Ces données sont corrigées ou effacées sans délai.

7. Comment et à quelles fins utilisons-nous les cookies et autres technologies de suivi ?

Prota Software utilise des cookies et d’autres technologies de suivi afin de rendre son service plus facile d’usage, d’offrir des fonctionnalités enrichies et personnalisées lors de vos visites sur son site web et ses produits, et de cibler ses actions marketing. Si vous disposez d’un compte chez nous, Prota Software utilise des cookies pour vous reconnaître et, par exemple, pré-remplir les formulaires afin de vous faire gagner du temps. Des cookies peuvent être utilisés à des fins de reciblage : nos sites peuvent déposer un cookie de navigateur anonyme susceptible de vous présenter des publicités lorsque vous consultez d’autres sites.

Dans certaines parties des Services en ligne, nous utilisons notamment Google Analytics pour mieux comprendre comment nos utilisateurs interagissent avec eux. Vous pouvez refuser Google Analytics ici, en utilisant les options proposées dans nos logiciels de bureau.

De nombreux navigateurs proposent une option permettant de bloquer les cookies déposés par des tiers. Lorsqu’elle est activée, le navigateur n’autorise que les cookies du service web que vous consultez. Cette option est accessible dans les paramètres du navigateur et empêche le fonctionnement de tous les cookies tiers.

Vous pouvez gérer vos préférences de cookies depuis votre navigateur et vider le cache de cookies dans ses paramètres. La suppression d’un cookie efface l’identifiant unique conservé dans le cache du navigateur ainsi que le profil d’usage web qui y est associé. Vider le cache de cookies n’empêche pas l’enregistrement de nouveaux cookies par la suite.

8. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

En tant que personne concernée, vous avez le droit de savoir quelles données à caractère personnel Prota Software a collectées et traitées. À votre demande, nous rectifierons, supprimerons ou compléterons toute donnée inexacte, superflue, incomplète ou obsolète.

Les personnes concernées ont le droit de s’opposer à l’utilisation de leurs données à des fins de publicité directe, de démarchage téléphonique et d’autres formes de marketing direct, ainsi qu’à leur utilisation dans des questionnaires et des études de marché.

Les personnes concernées peuvent également retirer les consentements donnés (lorsque le traitement repose sur leur consentement), s’opposer au traitement de leurs données ou en demander la limitation dans les cas prévus par la loi, et introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente dans leur ressort ou habilitée à examiner le traitement de leurs données à caractère personnel.

Les personnes concernées ont aussi le droit de s’opposer au profilage dans la mesure où il se rapporte au marketing direct (fondé sur notre intérêt légitime). Elles peuvent en outre demander que leurs données leur soient remises dans un format standard, lorsque le traitement repose sur leur consentement ou sur un contrat conclu avec nous.

9. Qui pouvez-vous contacter ?

Toute demande relative au présent avis de confidentialité doit être adressée par écrit à bilgi@prota.com.tr, ou vous pouvez contacter votre bureau Prota Software local.

10. Modifications de l’avis de confidentialité

Si nous modifions le présent avis de confidentialité, nous publierons la version modifiée sur notre site web en indiquant la date de modification. Si les modifications sont importantes, nous pourrons également vous en informer par d’autres moyens, par exemple par e-mail ou par un message sur notre page d’accueil. Nous vous recommandons de consulter cet avis de temps à autre afin de prendre connaissance des modifications éventuelles.